Comment remplir sa déclaration douanière CN23 ?

Vous devez envoyer un colis hors de France métropolitaine ou vers l’Outre-mer et on vous demande une déclaration douanière CN23 ? Pas de panique. La démarche se fait entièrement en ligne, en quelques minutes, sur le site de La Poste. Voici exactement comment procéder, étape par étape.

Le CN23, c’est quoi et dans quel cas vous en avez besoin ?

Le formulaire CN23 est une déclaration douanière qui identifie le contenu et la valeur de votre colis auprès des services douaniers. Ces derniers s’en servent pour calculer les droits et taxes éventuellement dus par le destinataire. Le CN23 vaut aussi justificatif fiscal d’exportation pour la TVA.

À ne pas confondre avec le CN22, qui est un formulaire simplifié réservé aux envois de faible valeur. Dès que le seuil est dépassé ou que l’envoi est plus conséquent, c’est le CN23 qui s’impose.

Il est obligatoire pour tout envoi de marchandises (pas les documents papier) vers :

• les DROM-COM : La Réunion, Martinique, Guadeloupe, Guyane, Mayotte, Polynésie française, Nouvelle-Calédonie, et autres collectivités d’Outre-mer (ces territoires sont français, mais traités comme des destinations hors Union Européenne du point de vue douanier)
• tous les pays hors Union Européenne, y compris la Suisse et la Grande-Bretagne depuis le Brexit

Un envoi contenant uniquement des documents papier fait exception à cette règle : aucune déclaration n’est requise dans ce cas.

Comment réaliser votre déclaration CN23 en ligne ?

La démarche est entièrement électronique. Les formulaires papier manuscrits ne sont plus acceptés. Rendez-vous sur cn23.laposte.fr, que vous ayez déjà acheté votre affranchissement ou non. Vous pouvez tout à fait remplir la déclaration en amont, indépendamment de l’achat du timbre ou du Colissimo.

À la fin du parcours, un code de déclaration valable 10 jours vous est communiqué directement à l’écran et envoyé par e-mail. Ce code est particulièrement utile si vous n’avez pas d’imprimante : il vous suffit de l’apporter en bureau de poste pour imprimer vos documents sur un automate ou auprès des chargés de clientèle.

La déclaration doit impérativement être complétée avant le dépôt du colis. Ne laissez pas ça pour le dernier moment au guichet.

Que renseigner dans le formulaire CN23 ?

Le formulaire est guidé, mais mieux vaut savoir ce qu’on va y trouver pour ne pas bloquer en cours de route. Deux catégories d’informations sont à renseigner.

Les informations sur votre envoi

Commencez par indiquer la nature de l’envoi : vente, cadeau, retour de marchandise, échantillon ou autre. Cette distinction conditionne le type de facture à joindre (voir section suivante).

Renseignez ensuite le contenu du colis avec précision. Les douaniers ont besoin de détails concrets, pas de catégories floues. Pour chaque article, indiquez :

• une description précise (écrivez « chaussettes en laine » et non « vêtements »)
• la quantité et le pays d’origine
• la valeur unitaire, avec la devise obligatoirement précisée

Complétez avec l’identité complète de l’expéditeur et du destinataire (noms, adresses, coordonnées), le poids total de l’envoi, et signez la déclaration. Une déclaration non signée peut être refusée à la frontière.

La rédaction peut se faire en français, en anglais ou dans une langue admise par le pays de destination. Cette règle s’applique aussi aux factures jointes au colis.

Le numéro tarifaire (code SH)

Le code SH (ou numéro tarifaire douanier) est un identifiant international qui classe chaque type de marchandise. Les douanes s’en servent pour déterminer les droits applicables.

Son usage est obligatoire dans deux situations :

• pour tout envoi commercial, quelle que soit la destination
• pour tous les envois vers les États-Unis, y compris les envois entre particuliers

Si vous ne connaissez pas votre code SH pour un envoi vers les États-Unis, saisissez une description précise de l’objet dans le champ prévu. Le système vous propose alors cinq suggestions parmi lesquelles sélectionner la plus adaptée. Pour aller plus loin sur la classification des marchandises en douane, vous pouvez consulter notre présentation de l’outil de gestion douanière Mercure.

Un point à retenir sur les droits de douane : ils sont en règle générale à la charge du destinataire. Exception notable pour les envois vers les États-Unis, où c’est l’expéditeur qui en est redevable. La complétude de votre déclaration prend donc encore plus d’importance dans ce cas.

Comment joindre les documents à votre colis et le déposer ?

Une fois la déclaration remplie et imprimée, il reste à préparer physiquement votre envoi. Deux points à maîtriser : les documents à produire et la façon de les fixer sur le colis.

Les documents à imprimer selon votre type d’envoi

Le nombre d’exemplaires et le type de facture varient selon la nature de votre envoi.

Dans tous les cas, imprimez 3 exemplaires de la déclaration CN23. Deux seront glissés dans la pochette sur le colis, le troisième reste chez vous comme preuve d’expédition.

Pour la facture, la règle est la suivante :

• Envoi commercial (vente) : 2 exemplaires de la facture commerciale, avec le montant en euros ou dans une devise clairement précisée
• Envoi non commercial (cadeau, échantillon, retour personnel) : 1 exemplaire de la facture pro-forma, qui équivaut à un devis et permet aux douanes d’évaluer la valeur des marchandises sans qu’il y ait eu paiement. Un modèle téléchargeable est disponible sur le site de La Poste.

Comment fixer les documents et où déposer le colis

Glissez l’ensemble des documents dans une pochette plastique transparente. Si vous n’en avez pas, elles sont disponibles gratuitement en bureau de poste. Collez cette pochette sur l’emballage, du même côté que l’étiquette d’expédition. Ne collez jamais les documents directement sur le carton : les agents des douanes doivent pouvoir les prélever sans abîmer l’envoi.

Pour le dépôt, la règle varie selon le type d’envoi :

• Colissimo avec déclaration douane : dépôt obligatoirement en bureau de poste. La boîte aux lettres personnelle n’est pas acceptée.
• Courrier avec déclaration douane (petites marchandises inférieures à 3 cm et à 2 kg) : dépôt possible en bureau de poste ou dans une boîte aux lettres de rue.
• Envoi Prêt-à-Envoyer Monde ou Outre-mer : la déclaration douane est déjà intégrée dans la liasse fournie avec l’emballage. Aucune démarche en ligne n’est nécessaire.

Si vous avez utilisé le code à 10 jours sans imprimante, présentez-le au guichet ou sur l’automate du bureau de poste pour imprimer vos documents avant de déposer le colis.

FAQ

Comment envoyer un colis à La Réunion en douane ?

La Réunion est un département français, mais elle est traitée comme une destination hors Union Européenne pour les formalités douanières. Vous devez donc remplir une déclaration CN23 sur cn23.laposte.fr avant l’envoi, imprimer les documents requis, les glisser dans une pochette transparente fixée sur le colis, et déposer l’envoi obligatoirement en bureau de poste s’il s’agit d’un Colissimo.